Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu trên tiến trình chuyển đổi số

Thời gian gần đây, dù đi đến đâu, làm bất cứ việc gì, xem tin tức hay nói chuyện với bất kỳ ai, bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào thì chúng ta đều nghe cụm từ “chuyển đổi số” và nó vẫn cứ hiển hiện mãi trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Vậy, chuyển đổi số là gì, mà chỉ cần 01 cái click chuột trên google trong vòng 0,52 giây là đã có ngay 736.000.000 kết quả?

Trước hết theo trang vi.wikipedia.org: Chuyển đổi số (Digital transformation) là việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết vấn đề.

Còn theo trang Tech Republic - Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT, khái niệm chuyển đổi số là cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.

Microsoft lại cho rằng: Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.

Còn đối với FSI – doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (Cloud), dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IOT), …thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty…

Và cho đến nay, chúng ta vẫn chưa tìm ra được một định nghĩa rõ ràng và cụ thể về chuyển đổi số, bởi vì quá trình áp dụng chuyển đổi số sẽ có sự khác biệt ở từng lĩnh vực, từng cách thức vận hành và mô hình tổ chức khác nhau của từng cơ quan, đơn vị.

Tuy nhiên, để có thể định nghĩa một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất thì chuyển đổi số (Digital Transformation trong tiếng Anh) là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một tổ chức, tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình hoạt động và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của tổ chức đó cũng như tăng tốc các hoạt động của tổ chức. Chuyển đổi số cũng là một sự thay đổi về văn hóa của các tổ chức, đòi hỏi các tổ chức phải liên tục thay đổi, thử nghiệm cái mới và thoải mái chấp nhận các thất bại.

Tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình hoạt động truyền thống sang mô hình hoạt động số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa của tổ chức...

Để bắt kịp và hòa nhịp cùng sự chuyển biến và thay đổi nhanh chóng của các nước trên thế giới về chuyển đổi số. Trước đó, ngày 18/5/2017, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 677/QĐ-TTg về việc phê duyệt Đề án “Phát triển Hệ tri thức Việt số hóa” và đến ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ lại ban hành thêm Quyết định số 749/QĐ-TTg về Phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Trên cơ sở đó, để từng bước xây dựng và hiện đại hóa nền thư viện quốc gia, đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của xã hội trong việc lĩnh hội và tiếp cận các nguồn thông tin tri thức của hệ thống thư viện trong nước, Bộ VHTTDL đã trình Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 206/QĐ-TTg, ngày 11/02/2021 về Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” với mục tiêu chung của ngành thư viện là: “Ứng dụng mạnh mẽ, toàn diện công nghệ thông tin, nhất là công nghệ số nhằm nâng cao năng lực hoạt động của các thư viện và hình thành mạng lưới thư viện hiện đại; bảo đảm cung ứng dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người sử dụng; thu hút đông đảo người dân quan tâm, sử dụng dịch vụ thư viện, góp phần nâng cao dân trí, xây dựng xã hội học tập”.

Trước xu thế đó, Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã, đang và sẽ làm gì để đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu mà Thủ tướng Chính phủ đã đề ra trong Quyết định số 206/QĐ-TTg về chuyển đổi số ngành thư viện, nhất là đối với các thư viện cấp tỉnh như hiện nay? 

Cùng với xu hướng phát triển của xã hội, Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cũng như các thư viện tỉnh, thành khác trong toàn quốc. Với vai trò, chức năng nhiệm vụ của mình, Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã không ngừng nỗ lực trong việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của mình, không ngừng ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại và từng bước hiện đại hóa các hoạt động nghề nghiệp nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu khai thác thông tin tri thức của bạn đọc trong xu thế chuyển đổi số như hiện nay. Việc chuyển đổi số tại Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu có thể chia thành các giai đoạn như nhau:

1. Giai đoạn tổ chức hoạt động thư viện số

a. Tạo lập nguồn tài nguyên thông tin thư viện số

- Ở giai đoạn này, có thể nói Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu là một trong những thư viện cấp tỉnh đi đầu trong việc số hóa nguồn tài nguyên thông tin thư viện để chuẩn bị nguồn dữ liệu đầu vào cho hoạt động thư viện số và tiến đến hoạt động thư viện điện tử như ngày nay. Từ những năm 2010, được sự quan tâm của UBND tỉnh và lãnh đạo Sở VHTT, lần đầu tiên Thư viện tỉnh được đầu tư trang bị máy scan chuyên dụng bookeyes 3 để tiến hành số hóa nguồn tài liệu địa chí tại đơn vị. Tiếp đó, đến năm 2014 Thư viện tỉnh lại được UBND tỉnh chấp thuận chủ trương triển khai hoạt động thư viện số song song với hoạt động thư viện truyền thống; xây dựng trang thư viện số mang tính riêng của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu để tiến tới hoạt động của thư viện điện tử cấp tỉnh. Đồng thời, đồng ý cho Thư viện tỉnh tiến hành công tác sưu tập và số hóa nội dung tài liệu toàn văn Địa chí Bà Rịa - Vũng Tàu tại các thư viện tỉnh, thành và các trung tâm lưu trữ trong toàn quốc để từng bước tạo lập nguồn dữ liệu địa chí số để phục vụ nhu cầu nghiên cứu khai thác thông tin của người dân tỉnh nhà.

- Nhằm từng bước nâng cao tỷ trọng nguồn tài liệu số, tài liệu điện tử trong cơ cấu nguồn tài liệu hiện có tại thư viện, đơn vị đã chủ động số hóa các tài liệu quan trọng, tài liệu có giá trị tại đơn vị, trong đó ưu tiên số hóa các nguồn tài liệu địa chí của tỉnh. Mặt khác, tăng cường bổ sung thêm nguồn tài liệu, sách điện tử bằng việc mua, trao đổi, liên kết, chia sẽ dùng chung với các đơn vị khác và liên kết thuê bao đường truyền dữ liệu số của công ty TNHH trực tuyến ViNa để khai thác hơn 1,4 triệu tài liệu số hóa các loại nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu bạn đọc.

- Đến nay, nguồn tài nguyên thông tin thư viện số của Thư viện tỉnh đã có hơn 30.000 tên tài liệu các loại, khoảng 5.000 tài liệu media và hàng trăm ngàn trang tài liệu số, các bài báo trung ương và địa phương đã được số hóa từ năm 2010 trở lại đây.  

b. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng và phát triển nền tảng số

- Bên cạnh việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin thư viện số, thì để chuẩn một nền tảng vững chắc cho hoạt động của thư viện số, tiến đến thư viện điện tử phát triển theo lộ trình được UBND tỉnh phê duyệt, ngay từ đầu Thư viện tỉnh đã chủ động hoàn toàn trong việc hoàn thiện cơ sở hạ tầng và phát triển nền tảng số như: Tiến hành đầu tư nâng cấp website thư viện số mang bản sắc riêng của Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu bằng việc đăng ký bản quyền trang thông tin điện tử tại 02 địa chỉ: thuvienbrvt.com.vn và thuvienbrvt.vn; Nâng cấp hệ thống máy chủ (4 máy); Nâng cấp phần mềm quản lý thư viện từ phiên bản ilib 4.0 lên phần mềm thư viện điện tử phiên bản ilib 7.5 do công ty CMC cung cấp, trong đó quan tâm đến các tính năng liên thông, liên kết và tích hợp với hệ thống thư viện tỉnh, thành trong toàn quốc; Nâng cấp đường truyền băng thông từ 15Mb lên 80Mb, để bạn đọc có thể truy cập một lúc lên đến 200 người. Ngoài ra, để quản lý, khai thác và vận hành tốt hoạt động của một thư viện hiện đại trong xu thế hiện nay, Thư viện tỉnh đã không ngừng quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về CNTT cho đội ngũ CBVC trong đơn vị và đặc biệt là các chế độ đãi ngộ khác nhằm động viên, khuyến khích và giữ chân 02 cán bộ chuyên môn có trình độ Cử nhân CNTT để quản lý, vận hành và phát triển hệ thống CNTT tại đơn vị.

2. Giai đoạn chuyển từ thư viện số sang thư viện điện tử

- Tiếp nối những thành tựu đạt được, cùng với chủ trương đầu tư xây dựng thư viện điện tử tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu theo Quyết định số 3386/QĐ-UBND, ngày 21/11/2017 của UBND tỉnh, đến ngày 04/6/2018, UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu chính thức ký quyết định số 1448/QĐ-UBND về việc phê duyệt dự án đầu tư thư viện điện tử tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu với mục tiêu: “Xây dựng hệ thống thư viện điện tử tại Thư viện tỉnh đảm bảo tính hiện đại, quản lý tốt tài liệu điện tử; đồng thời phát huy hiệu quả việc khai thác, quản lý tài liệu dạng giấy truyền thống đang hiện có tại Thư viện; từng bước nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ bạn đọc”.

- Để đạt được mục tiêu đó, Dự án đã tiến hành đầu tư nâng cấp phần mềm thư viện điện tử, thư viện số tại Thư viện tỉnh theo công nghệ thuật toán đám mây, tích hợp và đồng bộ cho toàn hệ thống thư viện công cộng trong toàn tỉnh trên cùng một nền tảng phần mềm, quản lý dữ liệu tập trung tại Thư viện tỉnh. Thuê dịch vụ hệ thống máy chủ, dịch vụ lưu trữ CSDL trên điện toán đám mây và đầu tư thêm trang thiết bị phục vụ số hóa vốn tài liệu hiện có của Thư viện tỉnh gồm: 05 máy scan trong đó có 01 máy scan chuyên dụng bookeyes 4; thiết bị mượn - trả tài liệu tự động, 10 bộ máy tính có cấu hình cao phục vụ xử lý tài liệu… nhằm bảo đảm hỗ trợ tốt cho công việc số hóa và xử lý sau số hóa tài liệu tại đơn vị.

- Như vậy, sau gần 2 năm đi vào hoạt động, hệ thống thư viện điện tử tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã phát huy hiệu quả rất tốt, các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực thư viện đều được thực hiện trực tiếp trên nền tảng web thông qua phần mềm quản lý thư viện điện tử Vebrary 5.0; hoạt động mượn – trả tài liệu của bạn đọc trong và ngoài thư viện được tự động hóa, bạn đọc ở bất kỳ đâu, chỉ cần có một thiết bị kết nối mạng là có thể lên website của Thư viện tỉnh để mượn - trả tài liệu một cách dễ dàng mà không cần phải đến thư viện làm các thủ tục như trước đây. Các hoạt động này đều được bạn đọc tương tác trực tiếp thông qua phần mềm Thư viện điện tử của Thư viện tỉnh với những thao tác cực kỳ đơn giản.

- Với những kết quả trong công tác số hóa và phục vụ tài liệu số, Thư viện tỉnh đang đẩy nhanh quá trình thực hiện những nội dung phát triển thư viện điện tử để đáp ứng nhu cầu đọc và xây dựng văn hóa đọc trên địa bàn. Năm 2020, Thư viện tỉnh đã phục vụ được 689.312 lượt bạn đọc/2.659.219 lượt tài liệu điện tử. Chỉ riêng 03 tháng đầu năm 2021, lượt bạn đọc truy cập thư viện điện tử cũng không ngừng tăng lên, đến nay đã phục vụ được 199.407 lượt bạn đọc/706.240 lượt tài liệu điện tử.

3. Giai đoạn chuyển đổi số trong hoạt động thư viện

- Đến nay, nhiều người vẫn còn lầm tưởng và nghĩ chuyển đổi số ngành thư viện rất đơn giản, chúng ta chỉ cần số hóa các tài liệu dạng giấy sang file số và đưa lên website phục vụ bạn đọc đó chính là chuyển đổi số. Vấn đề này đã được ông Nguyễn Thành Phúc - Cục trưởng Cục tin học hoá - Bộ Thông tin và Truyền thông giải thích rất rõ tại Hội thảo: “Chuyển đổi số - Cơ hội và thách thức” diễn ra tại Hà Nội vào ngày 11/12/2018: "số hóa" là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số, còn "chuyển đổi số" là khi có dữ liệu được số hoá rồi, chúng ta sử dụng các công nghệ như AI, Big Data... để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác.

- Để có một cái nhìn tổng thể và tường tận hơn về quá trình chuyển đổi số tại thư viện, trước hết chúng ta cần làm rõ một số thuật ngữ có liên quan và hay gây nhầm lẫn như sau:

+ Số hóa (Digitization): là hình thức chuyển đổi và tiến hành lưu trữ các thông tin theo các cách thức truyền thống như trước đây thành các dữ liệu số.

+ Ứng dụng số hóa (Digitallization): là việc ứng dụng các phương thức hoạt động mới trên nền tảng dữ liệu đã được số hóa nhằm nâng cao hiệu quả hơn cho công việc.

+ Chuyển đổi số (Digital transformation): là quá trình thay đổi mang tính toàn diện bao gồm cả số hóa và ứng dụng nhưng ở mức cao hơn và toàn diện hơn.

            - Như vậy, có thế thấy, muốn chuyển đổi số ngành thư viện thành công thì điều kiện cần thiết trước tiên là chúng ta phải tiến hành số hóa toàn bộ cơ sở dữ liệu từ các dạng thức khác nhau sang file số. Và có thể nói, đây là cả một quá trình lâu dài đầy khó khăn và phức tạp, chúng ta không thể nói trước hay dự định sẽ hoàn thành như thế nào, vào lúc nào như những gì mình đang nghĩ, đang mong muốn mà nó còn phục thuộc vào rất nhiều các yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau như: cơ chế chính sách về chuyển đổi số trong lĩnh vực thư viện; tiến trình chuyển đổi số của quốc gia và của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; phụ thuộc vào nền tảng công nghệ số; thành tựu khoa học công nghệ của các nước tiên tiến trong tiến trình chuyển đổi số; bên cạnh đó nó còn phụ thuộc vào nguồn nhân lực cho việc chuyển đổi số của từng cơ quan, đơn vị...

          - Hiện nay, việc chuyển đổi số tại Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đang diễn ra một cách khá thuận lợi, công tác số hóa và ứng dụng số hóa vẫn đang được tiến hành song song với nhau, vì vậy số lượng tài liệu đã được số hóa và đưa vào phục vụ bạn đọc trực tuyến không ngừng tăng lên theo thời gian. Hiện tại, Thư viện tỉnh đang bố trí từ 02 - 03 cán bộ viên chức chuyên về số hóa tài liệu và có 06 máy scan đang hoạt động để phục vụ cho công tác số hóa tại đơn vị.

          - Bên cạnh đó, việc đầu tư hoàn thiện cơ sở hạ tầng số và xây dựng nền tảng số tại thư viện cũng được các cấp, các ngành quan tâm đầu tư tương xứng, xuất phát từ phần mềm Thư viện điện tử Vebrary 5.0, hoạt động của Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã được ứng dụng hoàn toàn trên các nền tảng công nghệ hiện đại, tất cả các phần mềm được chạy trên nền tảng web, ứng dụng công nghệ điện toán đám mây và quản lý tập trung CSDL của hệ thống thư viện công cộng trong toàn tỉnh nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu, chia sẽ và tối ưu hóa trong phục vụ người dùng tin. Trước yêu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, bắt kịp với thời đại công nghệ 4.0, phần mềm Thư viện điện tử sẽ tiếp tục được nâng cấp lên từ phiên bản Vebrary 5.0 lên Vebrary 6.0; từ dung lượng lưu trữ 5TB lên 17TB để mở rộng khả năng cung cấp thông tin cho bạn đọc trong thời đại số.  

          Với những kết quả và lộ trình hiện đại hóa hoạt động thư viện đã được Thư viện tỉnh vạch ra và thực hiện từ nhiều năm qua, cùng với sự chủ động, linh hoạt và nhạy bén trong công tác tạo lập nguồn cở sở dữ liệu số cùng với nền tảng cơ sở hạ tầng CNTT đầy đủ, Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu tự tin sẽ hoàn thành sớm hơn các mục tiêu chuyển đổi số của ngành thư viện theo lộ trình mà Chính phủ đã đề ra theo quyết định số 206/QĐ-TTg.

Thế Vinh

Thư viện tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu